E-mail, Phone, Zoom, Skype & Co.

Avec tous les outils collaboratifs disponibles de nos jours et grâce à une industrie numérique qui accélère rapidement, nous avons différents choix pour communiquer. Et que vous soyez dans un environnement professionnel ou personnel, vous pouvez choisir un ou plusieurs de ces outils de communication.

En entreprise, lorsqu’il s’agit de communiquer avec des équipes, des fournisseurs, des marques, des médias, etc., nous pouvons facilement penser que le courrier électronique est devenu l’un des moyens les plus populaires d’échanger professionnellement. Nous envoyons ou recevons des dizaines sinon des centaines d’e-mails par jour, j’en suis sûr.

Pourtant, il y a encore l’ancienne façon de communiquer que nous utilisons de temps en temps. Il y a le téléphone; il peut être plus rapide ou instantané pour obtenir une réponse plutôt que d’attendre que quelqu’un réponde à votre e-mail. Ce même appel téléphonique a évolué au fil des ans avec Skype, WhatsApp, Microsoft Teams ou Zoom ces derniers temps, qui a vu un grand nombre de ses utilisateurs depuis la pandémie du Covid-19.

Donc, avec tous ces outils disponibles, quand allons-nous utiliser l’un plutôt que l’autre? Êtes-vous e-mail ou appel, y compris le téléphone, Zoom, Skype, etc? Ou peut-être, aimez-vous l’idée de les utiliser en fonction de la situation, comme nous le faisons chez Papis4Business? C’est la raison pour laquelle je vais partager dans cet article des conseils et / ou des exemples pour voir quand vous pourriez au travail utiliser l’un de ces outils numériques.

Tout d’abord, selon la culture de l’entreprise, certaines personnes vont envoyer un e-mail plus que d’autres. Et les statistiques montrent aujourd’hui qu’il y a un nombre croissant dans la façon dont nous utilisons les e-mails. En plus de ces e-mails, nous pouvons même utiliser des conversations internes ou certains outils digitaux pour communiquer avec certains contacts, y compris WhatsApp. Cette plateforme digitale est par exemple fortement utilisée entre professionnels au Moyen-Orient, selon une étude récente.

De plus, certains documents et confirmations doivent être effectués par e-mail. C’est une façon d’avoir une preuve d’une conversation ou même d’une validation d’un projet. Parfois, c’est aussi une façon de partager des informations confidentielles. En outre, il peut permettre de communiquer le même message avec plus de deux personnes à la fois. Il peut s’agir d’un courriel envoyé à toute votre organisation, à votre équipe, à certains clients ou même à votre direction. Et parce qu’il peut être plus efficace pour partager certaines informations ensemble, cela pourrait vous conduire à envoyer un e-mail à un groupe de personnes au lieu de s’appeler séparément.

En plus de la culture de l’entreprise, il peut y avoir des différences au sein des nations. Par exemple, certains pays ont plus une culture de l’écriture que d’autres. Et c’est là que nous voyons souvent que les gens préfèrent envoyer un courriel plutôt que de donner un appel rapide. J’ai vécu cela au Royaume-Uni, pays où je vis depuis 2013. Les gens écrivent plus qu’ils n’appellent, alors que c’est le contraire au Sénégal par exemple, mon pays natal.

Enfin, au sein d’une même organisation, certaines fonctions préféreront envoyer des e-mails. Et je l’ai remarqué dans de grandes entreprises et autant que dans des start-ups au sein de nombreuses marques et marchés. Les profils de l’Informatique, des Finances ou du Droit, par exemple, préféreront la plupart du temps envoyer un e-mail plutôt que de passer un coup de fil rapide.

Toutefois, il peut y avoir une limite dans l’e-mail comme de la même façon qu’il peut y avoir une limite dans n’importe quel outil de communication. La limite est quand nous nous envoyons les uns les autres trop d’e-mails. Quand parfois pour le même sujet il y a beaucoup trop d’échanges. Je suis sûr que vous en avez tous fait l’expérience. Quand tout à coup vous vous sentez noyé(e) par autant d’e-mails. Quand vous vous demandez pourquoi la personne ne vous appelle pas directement?

Il peut enfin y avoir un malentendu dans un e-mail, soit parce que nous avons mal interprété quelque chose ou mal lu le message. Par conséquent, il est parfois plus facile et plus rapide d’appeler la personne. L’appel peut être via notre ancienne ligne fixe, téléphone mobile, mais aussi via des outils collaboratifs comme Zoom, Microsoft Teams, Skype, etc.

J’aime beaucoup la touche personnelle, qui est probablement due à ma culture sénégalaise chaleureuse. Ainsi, un appel que ce soit via un téléphone, sur Zoom, sur Skype, etc. est une autre façon pour moi de construire et de renforcer une relation à long terme avec le contact professionnel.

De même, si vous êtes une personne sur le terrain, parfois pendant que vous faites votre travail dans un café ou que vous visitez un client, il peut être plus pratique de passer un appel plutôt que d’envoyer un courriel. Cela peut également se produire lorsque vous souhaitez partager une information ou discuter d’un sujet avec des personnes différentes basées dans plusieurs villes et pays. Ainsi, vous préférez planifier une conférence ou un appel virtuel avec beaucoup de gens à la fois par exemple.

Je me souviens, lorsque je gérais une catégorie professionnelle pour une marque de L’Oréal pour l’Europe, les Etats-Unis et l’Afrique. Je devais planifier des appels hebdomadaires ou mensuels pour discuter de divers projets. Parfois par pays ou parfois je devais ajouter de nombreux pays à cet appel. La raison était de recueillir leurs commentaires en direct. Cela permettrait à chacun de donner son propre avis sur le projet au cours de cette conférence téléphonique. Ensuite, à la fin, nous envoyions un résumé à chaque pays. Cet appel était nécessaire parce que ces discussions ne pouvaient pas s’inscrire dans un e-mail, par exemple. Ce même appel téléphonique il y a des années, serait aujourd’hui beaucoup plus facile et plus rentable avec des outils de vidéo et audio-conférence comme Zoom, Microsoft Teams, Skype, etc. Ces types d’outils de communication numérique que nous utilisons tous les jours chez Papis4Business.

De plus, comme je l’ai dit ci-dessus, il peut y avoir un malentendu quand il s’agit de lire un e-mail. Cela pourrait provenir de nombreuses raisons. L’Anglais est ma troisième langue, donc je pourrais mal lire quelqu’un en Anglais, ou vice versa. Cela peut aussi se produire parce que nous avons envoyé un e-mail tout en faisant autre chose. Donc, l’attention portée aux détails n’était pas suffisante ou nous n’avons pas mis la bonne forme. Encore une fois, je suis sûr que beaucoup de personnes peuvent s’identifier à cela. Lire un e-mail et se sentir très frustré ou parfois même « agressé ». Dans ce cas, au lieu d’envoyer un courriel sous le coup de l’énervement, la meilleure chose à faire est d’appeler cette personne. Cela m’est arrivé souvent quand, parce que j’étais entre des voyages d’affaires ou dans des réunions, je n’étais pas assez précis dans ma réponse. Donc, j’appellais la personne plus tard pour donner plus de contexte par exemple. Cela s’est également produit dans tous mes rôles où j’ai lu quelques e-mails et je me suis senti mal compris. Donc, la plupart du temps, j’appellais cette personne pour clarifier les choses plutôt que d’envoyer un autre e-mail.

Ce sont ici quelques exemples auxquels beaucoup peuvent s’identifier. Je suis sûr que nous pourrions énumérer des milliers d’autres exemples concernant les e-mails ou les appels. Je ne pense pas qu’il y ait de meilleure réponse. Cependant, je pense qu’il y a une réponse pour chaque situation. Parfois, vous enverrez un e-mail. Parfois, vous allez faire un appel. Parfois, vous ferez les deux.

Mais quoi que vous choisissiez de faire, ne tombez pas dans la mode du « tout par e-mail » , ce qui est nécessaire, mais peut garder les gens loin d’une touche plus humaine. Et cette touche peut être entre autres via un appel au lieu de juste envoyer un e-mail selon moi. Donc, oui envoyez e-mail, mais appelez aussi. Ce qui est encore plus facile de nos jours grâce à WhatsApp, Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc.